Mudar de contabilista sem dor de cabeça

Sinais de que está na altura de mudar

Nem sempre é fácil perceber quando a relação com o contabilista deixou de servir. Estes são os sinais mais comuns de que algo está errado:

• Demora sistemática a responder a mensagens e a entregar declarações;
• Coimas ou notificações das Finanças por obrigações esquecidas;
• Aumentos de preço sem justificação ou cobranças que não estavam no contrato;
• Falta de clareza sobre o que está incluído na mensalidade;
• Erros repetidos nas contas ou no apuramento de imposto.

Se reconhece dois ou mais destes pontos, vale a pena comparar propostas. A mudança é um direito seu, não um favor que lhe fazem.

Como funciona a mudança, passo a passo

1. Escolha o novo contabilista e peça uma proposta escrita com tudo o que está incluído;
2. Reúna a documentação: declarações entregues, SAF-T, comprovativos de pagamento e credenciais dos portais;
3. Comunique a cessação ao contabilista atual, respeitando o pré-aviso do contrato;
4. Autorize a transferência da documentação e da responsabilidade técnica;
5. O novo contabilista regista a alteração junto da Autoridade Tributária, assumindo a responsabilidade a partir dessa data.

Na prática, quem trata do essencial é o novo contabilista: é ele que pede os documentos ao anterior e comunica a alteração nas Finanças. O seu papel resume-se a escolher bem e a assinar a autorização.

Checklist de documentos para a transição

Para que a mudança corra sem percalços, garanta que tem ou consegue obter:

• Declaração de início de atividade e enquadramento de IVA;
• Declarações periódicas de IVA e respetivos comprovativos de pagamento;
• Registos contabilísticos e ficheiros SAF-T dos exercícios em curso e anteriores;
• Declarações de IRS ou IRC e IES já entregues;
• Acesso aos portais (Finanças e Segurança Social) e credenciais do software de faturação;
• Contrato atual e condições de cessação.

Na maior parte dos casos, o novo contabilista trata de reunir esta documentação junto do anterior. O importante é que não haja declarações em falta na data da transição.

Quando é o melhor momento para mudar

O ideal é fazer a transição num período sem obrigações iminentes, como logo após a entrega do IVA trimestral ou do IRS/IRC anual. Assim, o novo contabilista começa com a situação limpa e com tempo para conhecer o negócio. Ainda assim, não vale a pena adiar meses por causa do calendário: uma transição bem conduzida pode acontecer em qualquer altura, mesmo a meio de um trimestre.

Responsabilidade técnica: o que muda e quando

O contabilista certificado é o responsável técnico das contas da sua empresa ou atividade perante a Autoridade Tributária. Essa responsabilidade é por período: o profissional anterior responde pelos exercícios em que assinou, e o novo passa a responder a partir da data da alteração. Isto protege-o: erros antigos não ficam por corrigir, e as novas obrigações passam a ser da nova equipa.

O ponto crítico é garantir que a transição acontece com as obrigações em dia. Se houver declarações em atraso, o novo contabilista deve ser informado logo à partida para as regularizar antes de assumir.

O que acontece às obrigações em curso

As obrigações fiscais não param durante a mudança. As declarações que vencem na janela da transição têm de ser asseguradas: o ideal é combinar quem entrega o quê, para não haver duplicações nem falhas. O novo contabilista assume as declarações a partir da data da alteração e verifica se tudo o que ficou para trás foi entregue corretamente. Se encontrar divergências, regulariza-as antes de estas se transformarem em notificações.

O que verificar antes de assinar com o novo contabilista

• Se é contabilista certificado inscrito na Ordem (e não apenas um técnico);
• Se o preço mensal inclui a entrega de todas as declarações, ou se há extras;
• Se há fidelização ou pré-aviso mínimo no contrato;
• Se o apoio em inspeções e notificações está coberto;
• Se trabalha com o software de faturação que já usa.

Erros a evitar ao trocar de contabilista

• Anunciar a saída antes de ter o novo profissional assegurado;
• Assinar com o novo sem confirmar o que está incluído na mensalidade;
• Não verificar se há declarações em atraso antes da transição;
• Perder o acesso aos portais e ao software de faturação;
• Aceitar um pré-aviso abusivo que dificulte a saída.

Quanto custa mudar de contabilista?

A mudança em si não tem um custo obrigatório. Alguns profissionais cobram uma verificação inicial da documentação, que pode ou não estar incluída na proposta. A mensalidade do novo contabilista segue as faixas habituais do mercado: 50 € a 150 € por mês, sem IVA. Antes de trocar, compare as propostas com atenção na página de preços de contabilidade e evite surpresas.

Encontre o contabilista certo na sua zona

Se está a considerar a mudança, comece por ver os profissionais da sua região: mudar de contabilista na Área Metropolitana de Lisboa, mudar de contabilista na Área Metropolitana do Porto ou mudar de contabilista no Centro e Oeste. Conheça também os restantes serviços de contabilidade.